KOMUNIKASI DAN KEPEMIMPINAN

KOMUNIKASI DAN KEPEMIMPINAN

A.    KOMUNIKASI

1.      Definisi Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa latinCommunicatio dari induk kata Communis yang berarti sama, sama di sini maksudnya adalah sama makna. Artinya, menyamakan ide atau symbol-simbol menjadi satu makna dengan orang lain.

Menurut Charles Colley komunikasi adalah mekanisme yang menyebabkan adanya hubungan antar manusia dan yang memperkembangkan semua lambang pikiran, bersama-sama dengan sarana untuk menyiarkannya dalam ruang dan merekamnya dalam waktu. Ini mencakup wajah, sikap dan gerak-gerik, suara, kata-kata tertulis, percetakan, kereta api, telegrap, telepon, dan apa saja yang merupakan penemuan mutakhir untuk menguasai ruang dan waktu.[1]

1.      Pola Komunikasi Organisasi

Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi :

a.       Saluran komunikasi formal

Komunikasi formal merupakan komunikasi yang cenderung birokratis dan ketat, sehingga pengambilan keputusan menjadi lamban.Pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan.[2]  Kaitannya dengan proses penyampaian informasi,  terdapat beberapa bentuk, diantaranya:

1)      Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi ke bawah yaitu suatu penyampaian informasi baik lisan maupun tulisan, secara  langsung maupun tak langsung, berupa perintah atau penjelasan umum dari atasan kepada bawahannya. Hal ini senada dengan apa yang disampaikan Robbin yang menjelaskan sebagai berikut: Komunikasi yang berlangsung dari tingkat tertentu dalam satu kelompok atau organisasi ke tingkat yang lebih rendah.[3]

Menurut  Onong U Effendy pelaksanaan komunikasi ke bawah, informasi ini dapat berupa:mengadakan rapat, memasang pengumuman, menerbitkan majalah intern, dan pemberian pujian.

Menurut Katz dan Kahn dalam kajian teori kelompok 3, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok[4], yaitu:

o   Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.

o   Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.

o   Meberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional.

o   Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para anggota.

o   Menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Factor yang mempengaruhi komunikasi ke bawah[5] antara lain:

ü  Keterbukaan

ü  Kepercayaan pada tulisan pesan

ü  Pesan yang berlebihan

ü  Timing (waktu pengiriman pesan)

ü  Penyaringan pesan

2)      Komunikasi dari bawah ke atas

Komunikasi ke atas yaitu  suatu penyampaian informasi yang mengalir atau berasal dari bawahan kepada pimpinan/atasan. Prinsip-prinsip komunikasi ke atas menurut Planty dan Mchaver adalah sebagai berikut[6]: Harus direncanakan, berlangsung terus menerus, menggunakan saluran yang rutin, menekan kesensitifan dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih rendah, pendengaran yang objektiv, pengambilan tindakan berespon terhadap masalah dan menggunakan berbagai macam media untuk memajukan informasi.

3)      Komunikasi horizontal

Komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar /sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain[7]mengkoordinasikan tugas-tugas, saling membagi informasi untuk perencanaan aktivitas, memecahkan masalah yang timbul diantara orang-orang yang berada pada tingkatan yang sama, menyelesaikan konflik, menjamin pemahaman yang sama, dan menegmbangkan sokongan interpersonal. Komunikasi horizontal sering diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi.

4)      Komunikasi diagonal

Komunikasi antara dua tingkat organisasi yang berbeda. Komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya yaitu:

a)      Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.

b)      Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Dan kelemahannya dapat mengganggu komunikasi yang rutin yang sudah berjalan sebelumnya.

b.      Saluran komunikasi informal

Komunikasi informal cenderung luwes/fleksibel dan tidak ketat, berkomunikasi dengan lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka pengarahan sifat arus informasi pribadi.Jaringan ini biasa di sebut desas-desus (grapevine).Jaringan juga dapat digunakan oleh para manajer untuk memonitor para anggotanya dalam melakukan tugasnya.

2.      Proses Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill dalam kajian teori kelompok 3, proses komunikasi terdiri dari enam tahap, yaitu:

a.       Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan

b.      Pengirim merubah ide menjadi suatu pesan

c.       Pengirim menyampaikan pesan

d.      Penerima menerima pesan

e.       Penerima menafsirkan pesan

f.       Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ke pengirim

3.      Munculnya kesalahpahaman komunikasi

a.       Masalah dalam mengembangkan pesan

munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang tebiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

b.      Masalah dalam menyampaikan pesan

munculnya masalah penyampaian pesan dari pengirim ke penerima, dan masalah yang paling jelas adalah faktor sarana fisik untuk komunikasi.

c.       Masalah dalam menerima pesan

Munculnya persaingan antara penglihatan dan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu kurang terang dan kondisi lain yang mengganggu konsentrasi audiensi.

d.      Masalah dalam menafsirkan pesan

Karena perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran dan perbedaan reaksi emosional

4.      Memperbaiki komunikasi

Untuk memperoleh komunikasi yang efektif maka diperlukan beberapa syarat, yaitu:

a.       Persepsi

Memprediksi apakah pesan-pesan ynag disampaikan dapat diterima atau tidak.

b.      Ketepatan

Perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir agar tepat sasaran.

c.       Kredibilitas

o   Optimis bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya.

o   Yakin bahwa substansi atau inti pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat dan dpat dipertanggung jawabkan.

o   Memahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan tersebut.

d.      Pengendalian

mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi, agar terlihat reaksi komunikan.

e.       Keharmonisan

menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiensnya.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memeperhatikan tiga hal sebagai berikut:

a.       Membuat pesan secara lebih berhati-hati dengan memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi serta memperhatikan audiens yang akan dituju.

b.      Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

c.       Mempermudah umpan balik.

5.      Komunikasi Personal

Komunikasi personal merupakan proses penyampaian pikiran yang bersifat pribadi. Komunikasi personal diklasifikasikan menjadi:

a.       Komunikasi Intrapersonal

Komunikasi dengan diri sendiri, Jadi seseorang berdialog dengan dirinya sendiri..

Proses komunikasi intrapersonal:

1)      Persepsi, proses di mana seseorang mulai mengenal sesuatu.

2)      Ideasi, proses pembentukan ide-ide atau citra-citra hasil proses persepsi tadi.

3)      Transmisi, Proses pengiriman atau penyebaran sesuatu dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

b.      Komunikasi Interpersonal

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain yang juga seorang diri secara pribadi. Komunikasi interpersonal diklasifikasikan menjadi:

1)      Komunikasi diadik, komunikasi yang berlangsung antara dua orang.

2)      Komunikasi triadik, komunikasi yang berlangsung antara tiga orang, yang terdiri dari seorang komunikator dan dua orang komunikan.

Komunikasi interpersonal dinilai sangat ampuh dalam mengubah komponen jiwa komunikan, sebab:

·         Komunikator dapat mengetahui kerangka referensi komunikan secara penuh dan utuh.

·         Komunikan berlangsung dialogis

·         Komunikasi berlangsung tatap muka

6.      Komunikasi Kelompok

Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara seseorang dengan sejumlah orang yang banyaknya lebih dari dua orang di suatu tempat tertentu.Ada kelompok besar da nada kelompok kecil.Besar kecilnya kelompok komunikan ditinjau dari intensitas komunikasi yang berlangsung.

1)      Komunikasi kelompok kecil

Kelompok komunikan yang dalam situasi komunikasi terdapat kesempatan untuk memberikan tanggapan secara verbal.Ada beberapa bentuk komunikasi kelompok kecil dalam proses dan mekanismenya, yaitu:Diskusi panel, Forum, Simposium, Seminar, dan Brainstorming.

2)      Komunikasi kelompok besar

Komunikasi dengan sekelompok komunikan yang oleh karena jumlahnya yang besar, situasi komunikasinya tidak memungkinkan terjadinya umpan balik verbal.

7.      Fungsi Komunikasi dalam Kelompok/Organisasi

Adapun beberapa fungsinya yakni:[8]

a.       Fungsi informative

Organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi. Maksudnya,seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik,dan lebih tepat.

b.      Fungsi regulative

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.

Ada dua hal yang berpengaru terhadap fungsi regulative

Pertama, atasan atau orang yang berada dalam tataran managemen, yaitu mereka memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.

Kedua, berkaitan dengan pesan atau message,pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.

c.       Fungsi persuasive

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan lebih suka memersuasi bawahanya dari pada memberi perintah

d.      Fungsi integrative

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan anggota dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan baik.

B.     KEPEMIMPINAN

1.      Arti Pemimpin dan Kepemimpinan

      Pemimpin dan Kepemimpinan  merupakan suatu kesatuan kata yang tidak dapat dipisahkan secara struktural maupun fungsional. Banyak muncul pengertian-pengertian mengenai pemimpin dan kepemimpinan, antara lain :

1.      Pemimpin adalah figur sentral yang mempersatukan kelompok (1942)

2.      Kepemimpinan adalah keunggulan seseorang atau beberapa individu dalam kelompok, dalam proses mengontrol gejala-gejala sosial

3.      Brown (1936) berpendapat bahwa pemimpin tidak dapat dipisahkan dari kelompok, akan tetapi boleh dipandang sebagai suatu posisi dengan potensi tinggi di lapangan. Dalam hal sama, Krech dan Crutchfield memandang bahwa dengan kebaikan dari posisinya yang khusus dalam kelompok ia berperan sebagai agen primer untuk penentuan struktur kelompok, suasana kelompok, tujuan kelompok, ideologi kelompok, dan aktivitas kelompok.

4.      Kepemimpinan  sebagai suatu kemampuan meng-handel orang lain untuk memperoleh hasil yang maksimal dengan friksi sesedikit mungkin dan kerja sama yang besar, kepemimpinan merupakan kekuatan semangat/moral yang kreatif dan terarah.

5.      Pemimpin adalah individu yang memiliki program/rencana dan bersama anggota kelompok bergerak untuk mencapai tujuan dengan cara yang pasti.

6.      Dan dalam kajian teori kelompok 3 menyebutkan Schneider, Donaghy dan Newman memberikan penegasan sebagai berikut:“pemimpin didefinisikan sebagai seseorang yang secara formal diberi status tertentu melalui pemilihan, pengangkatan, keturunan, revolusi atau cara-cara lain. Kepemimpinan mengacu kepada perilaku yang ditunjukkan seseorang atau lebih individu dalam kelompok yang membantu kelompok mencapai tujuannya.”

2.      Ciri Kepemimpinan

Dr.W.A.Gerungan dalam kajian teori kelompok 3, disebutkan telah mengetengahkan ciri-ciri pemimpin sekurang-kurangnya harus memiliki tiga ciri, yakni persepsi sosial, kemampuan berpikir abstrak dan keseimbangan emosional.

Penjelasannya adalah sebagai berikut:

a.       Persepsi Sosial (social perception)

adalah kecakapan dalam melihat dan memahami perasaan, sikap dan kebutuhan anggota-anggota kelompok.

b.      Kemampuan Berpikir Abstrak (Ability in abstract thinking)

Kemampuan berabstraksi yang sebenarnya merupakan salah satu segi dari struktur intelegensi, ketajaman persepsi dan kemampuan menganalisis didampingi oeh kemampuan berabstraksi dan mengintegrasikan fakta-fakta interaksi sosial di dalam dan di luar kelompok.

c.       Keseimbangan Emosional (emotional stability)

Diri seorang pemimpin harus terdapat suatu kematangan emosional yang berdasarkan kesadaran yang mendalam akan kebutuhan-kebutuhan, keinginan-keinginan, cita-cita, dan alam perasaan, serta pengintegrasian kesemuanya itu ke dalam suatu kepribadian yang harmonis.

3.      Fungsi Kepemimpinan

Fungsi kepemimpinana yang dipaparkan dalam kajian teori kelompok 3 antara lain sebagai eksekutif, penengah, penganjur, ahli dan sebagai pemimpin diskusi.

a.       Pemimpin Eksekutif (executive leader)

Fungsinya adalah ”menerjemahkan” kebijaksanaan menjadi suatu kegiatan. Dia memimpin dan mengawasi tingkah laku orang-orang yang menjadi bawahannya.

b.      Pemimpin sebagai Penengah

pemimpin bertindak sebagai penengah, yang setiap keputusannya dilaksanakan dengan taat.

c.       Pemimpin sebagai Penganjur

Penganjur adalah sejenis pemimnpin yang memberi inspirasi kepada orang lain. Seringkali ia merupakan orang yang pandai bergaul dan fasih berkomunikasi.

d.      Pemimpin sebagai Ahli

Lebih terpelajar dari pada orang-orang lainnya.Kepemimpinannya hanya berdasar fakta, dan hanya pada bidang dimana terdapat fakta.Bahwa fungsinya yang penting ialah memberi penerangan kepada  kelompoknya. Alasan utama bagi eksistensinya ialah, bahwa “ia tahu dan orang lain tidak tahu” dan ia mempunyai wewenang.

e.       Pemimpin Diskusi

Kriteria kepemimpinan demokratis ialah orang yang menerima peranannya sebagai pemimpin diskusi.

4.      Tipe Kepemimpinan

a.                          Tipe Otokratik

Gaya kepemimpinan yang dipergunakan pemimpin yang otokratik antara lain:[9]menuntut ketaatan penuh dari para bawahannya, dalam menegakkan disiplin menunjukkan keakuannya, bernada keras dalam pemberian perintah atau instruksidan menggunakan pendekatan punitif dalamhal terhadinya penyimpangan oleh bawahan.

b.                         Tipe Paternalistik

Tipe pemimpin paternalistik hanya terdapat di lingkungan masyarakat yang bersifat tradisional[10]. satu ciri utama masuarakat tradisional ialah rasa hormat yang tinggi yang ditujukan oleh para anggiota masyarakat kepada orang tua atau seseorang yang dituakan.Pemimpin seperti ini kebapakan, sebagai tauladan atau panutan masyarakat. Biasanya tiokoh-toko adat, para ulama dan guru. Pemimpin ini sangat mengembangkan sikap kebersamaan.

c.                          Tipe Kharismatik

Karakteristiknya yang khas yaitu daya tariknya yang sangat memikat sehingga mampu memperoleh pengikut yang jumlahnya kadang-kadang sangat besar[11]. Tegasnya seorang pemimpin yang kharismatik adalah seseorang yang dikagumi oleh banyak pengikut meskipun para pengikut tersebut tidak selalu dapat menjelaskan secara konkret mengapa orang tersebut dikagumi.

d.                          Tipe Laissez Faire

Pemimpin ini berpandangan bahwa umumnya organisasi akan berjalan lancar dengan sendirinya karena para anggota organisasi terdiri dari orang-orang yang sudah dewasa yang mengetahui apa yang menjadi tujuan organisasi, sasaran-sasaran apa yang ingin dicapai, tugas apa yang harus ditunaikan oleh masing-masing anggota dan pemimpin tidak terlalu sering intervensi.Karakteristik dan gaya kepemimpinan tipe ini adalah [12]:pendelegasian wewenang terjadi secara ekstensif,  pengambilan keputusan diserahkan kepada para pejabat pimpinan yang lebih rendah dan kepada petugas operasional, kecuali dalam hal-hal tertentu yang nyata-nyata menuntut keterlibatannya langsung, Status quo organisasional tidak terganggu, penumbuhan dan pengembangan kemampuan berpikir dan bertindah yang inovatif diserahkan kepada para anggota organisasi yang bersangkutan sendiri, dan sepanjang dan selama para anggota organisasi menunjukkan perilaku dan prestasi kerja yang memadai, intervensi pimpinan dalam organisasi berada pada tingkat yang minimum.

e.                          Tipe Demokratik

Ciri pemimpin demokratik:[13]

a.       Pemimpin yang demokratik biasanya memandang peranannya selaku koordinator dan integrator dari berbagai unsur dan komponen organisasi.

2. Menyadari bahwa mau tidak mau organisasi harus disusun sedemikian rupa sehingga menggambarkan secara jelas aneka ragam tugas dan kegiatan yang tidak bisa tidak harus dilakukan demi tercapainya tujuan.
3. Melihat kecenderungan adanya pembagian peranan sesuai dengan tingkatnya.
4. Memperlakukan manusia dengan cara yang manusiawi dan menjunjung harkat dan martabat manusia
5. Seorang pemimpin demokratik disegani bukannya ditakuti.

5.      Gaya Kepemimpinan

Menurut Ludlow dan Panton dalam kajian teori kelompok7, terdapat empat gaya kepemimpinan yang dapat diterapkan dalam situasi dan kondisi yang juga berbeda, antara lain; pengarahan (directing), pembekalan (coaching), dukungan (supporting), dan pendelegasian (delegating).

a.       Pengarahan

harus mampu menjelaskan sejelas mungkin dan rinci tentang apa yang harus dikerjakan, bagaimana cara mengerjakan, dan kapan pekerjaan tersebut harus dapat diselesaikan.

b.      Pembekalan

perlu juga memberikan penjelasan seperlunya terhadap tugas dan pekerjaan yang belum dipahami dengan baik oleh para anggota.

c.       Dukungan

lebih banyak terlibat dalam berbagai keputusan kerja dan memperoleh berbagai masukan atau saran-saran dari para anggota yang sangat berharga bagi peningkatan prestasi kerja.

d.      Pendelegasian

Walau sudah ada perwakilan/pendelegasian, juga harus tetap melakukan pemantauan (monitoring) atas kinerja para anggotanya, untuk memastikan bahwa mereka tetap berada pada jalur sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Studi kepemimpinan Universitas Michigan yang dipelopori oleh Gibson dan Ivancevich mengidentifikasikan dua bentuk perilaku pemimpin yaitu[14] :

a.       Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada tugas (The Job Centered). Dalam gaya kepemimpinan ini, seorang manajer akan mengarahkan dan mengawasi bawahannya agar sesuai dengan yang diharapkan manajer. Manajer yang mempunyai gaya kepemimpinan ini lebih mengutamakan keberhasilan dari pekerjaan yang hendak dicapai daripada perkembangan kemampuan bawahannya.

b.      Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada bawahan (The Employee Centered). Manajer yang mempunyai gaya kepemimpinan ini berusaha mendorong dan memotivasi pekerjaannya untuk bekerja dengan baik. Mereka mengikutsertakan pekerjaannya dalam mengambil suatu keputusan.

C.    Peranan Pemimpin dalam Komunikasi

1.      Pemimpin sebagai komunikator

Seorang pemimpin dalam kegiatannya sebagai komunikator ialah adanya faktor daya tarik komunikator dan faktor kepercayaan pada komunikator.

2.      Pemimpin sebagai negotiator

Pemimpin bertindak bukan saja sebagai komunikator tetapi seklaigus sebagai komunikan. Dalam situasi seperti itu ia menyampaikan pesan persuasinya tetapi pada saat itu pula ia pada gilirannya menerima pesan persuasi dari lawannya, apakah lawannya itu sendirian ataupun lebih dari satu orang.

3.      Pemimpin sebagai monitor

Pemimpin mengobservasi dan meneliti gejala –gejala yang muncul di masyarakat yang mungkin menimbulkan pengaruh pada dirinya, pada kelompok, atau organisasi yang diwakilinya.

---

[1] Onong Uchjono, Kepemimpinan dan Komunikasi, (Bandung: Mandar Maju), 1992, hlm. 55.

[2] Drs. Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta: Bumi Aksara), cet 12, 2011, hlm 107

[3] Stephen P. Robbins, Prinsip-prinsip Perilaku Organisasi, (Jakarta: Elrangga), 2002, hlm.148

[4] Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Erlangga, ed III, 2006, Jakarta, hlm. 41.

[5] Drs. Arni Muhammad, Op.Cit., hlm110-112

[6] Ibid., hlm120-121

[7] Ibid., hlm 121-122

[8] Ronald B. Adler & Jaanne Marquardt Elmhorst, Communicating at Work, (Boston: Mc.Graw Hill), 2002, hlm. 262

[9] Keith Davis & john W Newston, Prilaku dalam Organisasi edisi7 jilid1, (Jakarta: elrangga), 1994, hlm.160

[10] Ibid., hlm160

[11] Ibid., hlm161

[12] Ibid.,hlm 162

[13] Ibid.,hlm 162-163

[14] John M Ivancevich, Robert konopaske, Michael T Matteson, Prilaku dan Manajemen Organisasi edisi 7 jilid 2, (Jakarta: Elrangga), 2007, hlm413